海運貨代的業務操作流程
發布時間:2021-10-28
海運貨代的業務操作流程
一、 接受訂單
1、 操作員在接到業務員的工作流程卡后，檢查上面的簽名是否完整，需要同時有業務員、部門主管/市場部主管和操作部主管的簽名。
2、 審核流程卡的信息資料是否齊全，包括貨名、重量、體積、件數、起運港、目的港、柜型、柜量、截關時間、船公司，訂艙代理資料等。
3、 檢查客戶的委托書，是否和業務員的訂艙信息一致。不一致或有疑問的，及時提出。
4、 了解客人所需要的服務，是否需要我司拖車，報關？提單需電放還是出正本或者SEA WAY BILL，運費是
預付還是到付等。
5、 對新客戶，業務員需要將完整的客戶資料，公司名，地址，電話，傳真，給到操作員錄系統。
二、 訂艙
1、 操作員根據工作表資料聯系訂艙公司安排訂艙，訂艙單上需寫明所訂船公司，截關船期，起運港，目的港，柜型，運價，貨名和重量等基本資料；訂艙通過船公司網站服務平臺提交，或者通過郵件發送BOOKING給船公司。
2、 向船公司或訂艙代理及時了解艙位狀況，確認放艙時間，如出現爆艙或船期與工作流程卡不符之處，及時向業務員反饋。
三、 放艙
1、 拿到艙位后，及時核對S/O（艙位確認書）上的信息，船名/航次，柜型/柜量，起運港/目的港，截關時間等是否和訂艙一致；如有不同之處，向船公司或訂艙代理了解情況后及時向業務員反饋。
2、 如客人自安排拖車的，將S/O及早給到客人，在放S/O給客人之前，注意S/O上信息的保密性，如訂艙人為同行的，在可以更改抬頭的情況下，改為我司抬頭名，不要將同行的信息泄露給客人，并了解客人做柜的時間。放S/O給客人時，詢問客人計劃裝柜的日期。
四、 拖車
拖車可以分為工廠裝和公共倉庫裝。
1、 工廠裝，可分為我司為客人安排拖車或客人自拖兩種。
1．1 我司安排拖車
1.1.1 和客戶確認裝柜的具體日期時間，地址，裝貨聯系人，電話。
1.1.2 確認貨物的重量（確保車隊車輛可以承載），是否需過磅；如是小柜，確認柜子擺放的位置，是否需要擺放在車尾？如果需要安排裝貨的是2個小柜，問客戶是否需要孖拖，特別注意不能超重，通?？傌浿爻^30噸，不適合安排孖拖。
1.1.3 確認貨物的名稱，尤其是美加線和澳新線，如貨物為木制品包裝的，拖車時要考慮客戶是否需要做實際薰蒸。美線對貨重限制較嚴格，注意看S/O限重提示，并提醒客戶。
1.1.4 確認客人的報關方式，是清關還是轉關，如果是轉關，確認轉關地點，是否需要三對照等。
1.1.5 將S/O和派車單至少提前1-2日給到拖車行，跟蹤車行打單及提柜情況，以免爆艙或碼頭缺柜。記住開港日期和截重日期。
1.1.6 盡早向車行取得柜號和相應司機資料，將裝柜資料提前給到客戶；
1.1.7 跟進客戶的裝貨進度，以免造成拖車押夜，而產生押夜費或耽誤船期。
1．2 客人是自拖車的，了解客人做柜的日期，于截關前3日到相應的碼頭查詢客戶是否有做柜，如果查不到柜號的，主動向客戶了解實際情況，看是否需要幫助客戶拿Latecome或是貨物有問題需要延遲船期等，做好客戶，船公司二者之間良好的溝通。
2、 倉庫裝貨
2．1 了解貨物入倉日期時間，是否需要我司安排拖貨送到倉庫？
2．2 客人自送貨的，將進倉單和倉庫地圖給到客人，確認客人送貨的日期時間，貨名，重量，體積，件數，送貨司機車牌和手機。
2．3 將貨物進倉的詳細資料和SO提前給到倉庫。
2．4 貨物入倉后，與倉庫核對進貨資料是否與客戶提供的相符，如有不符，一定要和客人再次確認，客戶無誤后通知倉庫安排做柜。如果倉庫有在線查詢進倉數據，及時查看，并發給客戶核對。
五、 貨物申報
報關所需要的資料包括：A，報關單；B，裝箱單；C，發票；D，銷售合同；E，報關委托書；F，貨物申報要素；G, 存出倉委托書（散貨報關需要）；另根據海關監管條件的不同，有些貨物報關還需要報關手冊，通關單，許可證，配額等。
1、 柜貨申報；
1．1 客人自備報關單證的，今早要客人提交電子單證，并將報關行委托代碼信息發給客戶，叮囑客戶在網絡上提前做好電子委托。最好留足2日以上的時間進行報關，以免碰到查柜延誤時間。
1.1.1 收到客人電子報關資料后，檢查單證是否齊全，數據是否相符，盡早將單證轉給報關行。
1.1.2 貨物做柜后，填寫配艙資料給到報關行；包括我司工作單號，貨物基本資料，如品名，毛重，凈重，規格，S/O號，目的港，國家名，柜號，柜型，船名，航次，截關日期，出口碼頭，是否需退稅，貨物原產地，貨物有無品牌，重柜紙。
1.1.3 跟進報關進度，把握好截放行條的時間；如遇到商檢或海關查驗，及時將查柜信息通知客戶，以確認客戶貨物是否有無問題，報關放行后，反饋給相關業務員和客戶。
1．2 客人報關單證，需委托我司報關的，向客戶要到詳細的貨物裝箱明細給到報關行，在客戶無單證的情況下，要和客戶嚴格確認貨物的品牌，產地等資料。
1．3 客人自報關的，將S/O及柜號等信息發給客人，提醒客人截放行條時間，并可通過相關碼頭的網站或APP跟進客戶的放行情況，做到心中有數。
2、 散貨申報
2．1 提醒客戶按流程要求，在網絡平臺上傳提交報關單證，詢問報關員報關資料有無問題。
2．2 散貨原則上一天可以報出關，可在報關當天下午5點鐘左右向同行或倉庫報關員確認貨物報關情況；
2．3 散貨報完關后，向拼箱代理了解貨物的裝柜時間，我司貨物是否已經安排入柜，避免因意外情況漏裝貨物。
六、 提單制作
1、 確定貨已裝運后，根據船司截SI的時間，盡早讓客人提前提供提單資料，制作提單樣本給客人核對；現因很多船司都是要求一次性的補料，提醒客人不要隨意更改提單，以免產生改單費。及時將提單信息錄入船公司網絡數據平臺。
2、 制作提單的時候，要將基本的信息資料，如船名、航次，ETD，ETA，起港，卸港等準確的錄入系統。
3、 有些國家因當地海關要求，船公司對提單會有些特別要求，如需提供貨物商品編碼，收貨人稅務登記證號，提單需顯示運費等，告之客人在補料時備齊這些資料。對信用證要求下的提單，了解是否需要出船證，確認船公司是否能滿足船證要求；因信用證對提單的要求比較苛刻，核對提單時一定要幫助客人仔細核對！
4、 通常情況下，散貨和海外代理的指定貨，簽發H/BL或電放H/BL給發貨人，M/BL做電放或者出正本給代理。
5、 除提單外，確認客人是否還需要制作其它清關文件，如船證、產地證、保險單、薰蒸證書等。
6、 提單資料齊全后，有用到公司海外代理的，及時將S/A（發貨通知）發給海外代理！
七、 費用結算
1、 根據業務員和客戶確認好的費用，將賬單盡早發給客戶，確認客人是否需要開發票，確認開票信息，并將紙質發票或電子發送給客戶；
2、 如客人是需要付款買單的，督促客人盡快支付費用；
3、 如是月結客人或可以押單的客人，取得上家代理或船司運費發票后，通知財務盡快安排付款。
4、 發票費，銀行付款費用及匯率以公司財務公布為準。
八、 放貨
1、 海運放貨類型包括：電放，正本提單，Sea waybill；操作根據客戶的實際情況來安排相應類型的放貨。 特別注意放貨風險，正本提單給到下訂單的托運人，規避海外代理無單放貨。
2、 客人做電放的，一定要在客人結清運費，提供電放保函后才能安排放貨；
3、 客人做Sea waybill 的，船公司原則上是運費到賬后即安排放貨，不需要客人提供保函，所以做WAYBILL 時要提醒客人；一般的船司做電放都要收取電放費，如客人不需要扣貨而船司又能出waybill ，或是放貨給代理的情形下，選擇出waybilL可以節省電放費。
4、 操作部的放貨事宜由財務部控制，即操作在放貨的時候要嚴格按照公司規定，不管客人選擇出正本提單或電放或Waybill，是直接客戶，FOB工廠或同行，都必須先向財務部先作放貨的申請，待審核通過后才可以安排放貨。
九、 提單審核
貨物跟單完畢后，檢查各項資料是否都已錄齊，無誤后將單交給操作部主管審核，操作主管要嚴格根據File的內容檢查是否和系統錄的完全一致，檢查操作跟單的嚴謹性和細致度，以督促部門員工提高工作素質。
十、 文件歸檔
操作主管在審核完提單后，將文件歸還至相應的操作，操作及時將文件用裝訂夾訂好，按工作號排好順序放至文件夾。
無錫萬航國際貨運代理有限公司（簡稱“無錫萬航”)是經國家商務部批準的國家一級貨運代理企業，公司擁有NVOCC資質，專注從事國際海運、國際空運、國際多式聯運、訂艙、報關報驗、集裝箱拼拆箱、倉儲物流、保險代理、公路運輸等物流業務。
